スクール管理システムの活用方法【入退出管理編】

スクールや教室、塾を運営する中で、生徒の出欠席の記録をつける必要があります。
その記録は、出欠席の記録としてだけでなく、振替授業の残数の管理や把握にも活用できます。

このように様々な運用に合わせて活用できる生徒の出欠席情報ですが、そのさらに大元となる入退出に関する情報を簡単に記録できるのが入退出管理機能になります。
これは生徒が何時にスクールに来て、何時に帰ったのかを記録するものです。

ここではSCHOOL MANAGER（スクールマネージャー）の基本機能が保有する、入退出管理機能の活用方法や操作感をご紹介します。

1．入退出情報の記録方法

本システムでは2種類の記録方法に対応しています。

スクールや教室に入室した時刻の記録を手動で行えます。
実際にスクールや教室に入った時刻を手動記録するのは大変ですので、用途としては授業開始時に教室内にいる生徒の入室時間を一律で入力するのが良いでしょう。

合わせて退出した時刻も手動で入力することができます。
過去の日付の入退出の記録も可能です。
※システムの仕様上、1日に複数の入退出の記録はできません。1日の中で最初にスクールに入った時間と、最後にスクールを出た時間を記録して使います。

ICカードやICキーホルダーを専用のICリーダにかざすだけで、入退出時刻を自動で記録することができます。

さらに、ICカードやICキーホルダーの読み込みと同時に、システムに登録されている生徒と紐づく保護者へ、入室や退室をお知らせする機能も搭載していますので、ひとりで通っている生徒の場合でも、状況が把握できるため安心です。

ここではICカードやICキーホルダーなど、ICタグを活用した入退出情報の自動記録のための手順をお伝えします。

ICリーダーには個体番号が設定されていますので、その個体番号をシステムに登録します。
この個別番号を登録することで、システムではどのICリーダにICカードをかざしたのかが把握できます。

例えばA拠点に001番のICリーダを設置、B拠点に002番のICリーダを設置します。
生徒はA拠点にもB拠点にも好きな方に通って良いという運用をされているスクールの場合、生徒がどちらのICリーダーで入退出記録を行ったのか把握ができますので、どちらの拠点に通ったのかが分かります。

また、教室ごとにリーダーを設置すれば、どこの教室に何時に入ったのかの管理も可能です。

ICリーダーとは異なり、ICカードやICキーホルダー製品上に個体番号は記載されていませんので、まずは個体番号を把握する必要があります。

個体番号の把握方法は、システムに登録されていないカードをICリーダーで読み込むことで個体番号が表示される仕様となっていますので、その個体番号をシステムに登録します。
※ICリーダーの利用には、初期設定と起動操作が必要になります。

システムに登録されている生徒情報とICカードやキーホルダーの個体番号を紐づけます。
下の画像は生徒情報管理画面でICカードの紐づけ設定を行うところです。

ここまで設定ができれば、スクールへの到着時や帰宅時に、ICリーダーにICカードやICキーホルダーをかざせば、入退出時刻が記録され、同時に保護者へ通知が送られます。

その他の機能についてはこちら

本システムの機能に、独自の設定や機能を付加したカスタム開発も承っておりますのでご希望の方はお問い合わせよりご相談ください。