スクールや教室、塾を運営する中で、もっとも重要である授業料や学費など月謝の収納方法についてご説明します。
口座振込や口座振替、現金払いもあれば電子マネー決済やクレジットカード決済もあります。
それぞれの特徴やメリット・デメリットについて比較していきたいと思います。
1．現金払い
2000年頃までは当たり前に行われていた決済方法ですが、近年では様々な決済手段があるため、都心で見かけることは少なくなりました。
集金袋に翌月の学費を入れ、スクールや塾に生徒が持参するというのが当たり前でした。
説明するまでもないですが、現金を持ち運ぶリスクはもちろんのこと、事前に支払金額の通知が必要になりますし、それ以外にも領収書の手動発行や押印、金額確認など、支払う側と受け取る側双方にかかる手間の多さがデメリットとしてあります。
また、事業をする上で、口座に入金記録が残らないというのもあまり良いことではありませんので、経営の観点からも現代ではお勧めできない決済方法となります。
▼スクール側メリット
- 手数料など余計なコストが一切かからない
▼スクール側デメリット
- 月謝を数える作業が発生する
- 手動での領収書の発行作業が発生する
- 口座への入金記録が残せない
▼生徒側メリット
- 振込み操作など機械やWebによる操作が無いため、機械が苦手な人の場合にはメリットとなる
▼生徒側デメリット
- 月謝を持ち運ぶリスクが発生する
- 集金袋を無くすなどで支払い履歴などの管理ができなくなる可能性がある
2．口座振り込み（銀行振り込み）
スクールや教室、塾が指定する口座への振り込みにより月謝を支払います。
開校したばかりや、生徒数の多くないスクールで取り入れられる決済方法です。
入金に関して、スクールに発生するコストが一切ないことと、口座に入金記録が残ることがメリットとなります。
しかし、支払う側のデメリットとして振り込み手数料がかかってしまうことと、ネットバンキングを利用していない場合、銀行やATMに出向いて振り込み手続きをする必要があり、手間と時間がかかってしまうという点です。
また、支払われる側のデメリットとして、入金額の間違いや、未入金者の判別のための突合作業に手間がかかってしまうことです。
スクール側のデメリットは無視したとしても、生徒（お客さん）に役務（月謝）以上の支払いと、支払ための手間をかけさせてしまうという点では、お勧めできる決済方法ではありません。
▼スクール側メリット
- 手数料など余計なコストが一切かからない
- 口座に入金記録が残せる
▼スクール側デメリット
- 入金記録と生徒の突合作業が発生する
- 振込人名義と生徒名が一致しない可能性が発生する
- 未入金者への督促作業が発生する可能性がある
- 生徒に入金額を伝える必要がある（請求書の発行業務が発生）
▼生徒側メリット
- Web上から支払うことができる
- 支払い履歴を残せる
▼生徒側デメリット
- 決められた日時までに入金をする必要がある
- 入金を忘れる可能性がある
- 月謝以外に費用（振込手数料）が発生する
- 入金額を間違える可能性がある
3．口座振替
前項までのデメリットを解消できる決済方法として口座振替があります。
これは決められた日時に生徒（支払う側）の口座から、自動で月謝を引き落とすサービスになります。
生徒側のメリットは手数料や毎月の引き落としの手間が一切かからないということです。
スクール側のメリットは生徒側の入金忘れを避けることができるので、入金率が上がります。
生徒側のデメリットはサービス利用開始時には、指定のサービス利用申込書に振り替える口座などの情報を記入して提出する必要がありますので一定の手間がかかります。
スクール側のデメリットとしては、振り替える口座に残高が無い場合引き落とすことができないことです。
口座振替サービスは決められた日にちまでに、振り替える金額を設定していないとならず、その結果残高不足で入金されなかった場合は、別途銀行振り込みなど別の手段で支払っていただく必要が出てきますので、一定の手間がかかります。
口座振替サービスを利用する場合には手数料がスクール側にかかってきます。
詳細はサービス提供会社ごとに異なりますので確認してみましょう。
月謝の口座振替は、スクール管理システム SCHOOL MANAGER（スクールマネージャー）にも標準搭載している機能です。
集金代行手数料は業界最安水準の税別68円/件となっており、塾の手数料負担を抑えることができます。口座振替の導入をお考えの塾やスクールはお問い合わせください。
▼スクール側メリット
- 入金率を上げることができる
- 入金記録と生徒の突合作業が不要
- 入金記録も個人別に口座振替システム側で管理できる
▼スクール側デメリット
- 口座振替手数料が発生する
- 残高不足などで口座振替ができなかった場合、督促作業が発生する
- 決められた日時までに振替システムに振替額の入力をする作業が発生する
- オンライン非対応の口座振替の場合、口座振替依頼書への情報の記入と郵送の手間が発生する
▼生徒側メリット
- 入金操作をする必要がない
- 口座に残高があれば月謝の支払いを気にしなくて済む
▼生徒側デメリット
- 口座に振り替えられる月謝や学費以上の残高がある状態にする必要がある
4．クレジットカード決済
口座振替よりスクールのメリットが多いのがクレジットカード決済です。
スクールの窓口で決済をする場合、Squareなどの決済システムを活用するのが良いでしょう。その場合、決済するための授業を商品として登録しておくなど事前準備が必要になりますが、窓口でのお金の受け渡しや領収書の作成なども不要ですし、スムーズな決済ができます。
しかし、それ以上に便利な方法がクレジットカードの継続課金です。
これは初回にスクールサイトなど任意の場所からクレジットカードの登録をするだけで、その後は継続的にクレジットカード決済がなされるというものです。
仮に口座残高が足りなかったとしても、クレジットカード決済代行会社が一時的に支払ってくれますので、収納率を高く維持できます。
窓口でクレジットカード登録など手続きをする必要もなく、保護者にスクールサイトなどWeb上での手順を案内すれば良いので、スクール・保護者ともに楽になります。
ただし、継続課金の場合は、スクールサイトなどとクレジットカード決済システムを繋ぎ込むシステム開発が必要になりますので、費用が発生します。
繋ぎ込む方法も複数あり、それによりできることが異なり、開発にかかる費用も変わってきますので、まずはシステム会社に相談してみましょう。
また、月謝のクレジットカード決済は、スクール管理システム SCHOOL MANAGER（スクールマネージャー）にも標準搭載している機能ですので、クレジットカード決済の導入をお考えのスクールはお問い合わせください。
▼スクール側メリット
- 残高に関係なく決済ができる（決済に失敗する場合はクレジットカードの限度額オーバーの場合などで可能性は低い）
- 限度額オーバーが解消すれば決済可能（継続課金の場合は決められた日時までに限度額オーバーの解消が必要）
- 請求書を発行する必要がない
- スクールの窓口で毎月決済する方法以外に、継続課金という方法が取れる
- クレジットカードの有効期限が切れた際にカード情報を自動更新する機能も存在し、課金成功率を高く維持できる
▼スクール側デメリット
- スクールサイトとクレジットカード決済システムを繋ぐシステム開発が必要
- 決められた日時までにクレジットカード決済システムに決済額の入力をする作業が発生する
- 決済手数料が発生する（決済対象人数にもよるが、対象者が多い場合、口座振替より手数料総額が高くなる可能性がある）
▼生徒側メリット
- スクールサイトなどから支払いに利用するクレジットカードの登録をするだけで、毎月月謝や学費が自動で決済されるため手間がほとんどかからない
- 口座残高や支払い日時を気にする必要が一切ない
- 月謝の支払いでクレジットカードにポイントがたまる
- 支払いに関する手数料などは一切かからない
▼生徒側デメリット
- 継続課金を利用の場合、退塾などの際に継続課金を止める操作をスクールサイトなどから行う必要がある。（操作自体は非常に簡単なもの）
5．電子マネーによる決済
近年は新しい決済手段が次々に生まれています。
LINE Payなどはユーザごとに送金ができますので、例えば生徒アカウントから教室アカウントへの送金が可能です。しかし、そもそもLINEのアカウントは匿名ですので、正確にビジネスを行いたい場合には向かないかもしれません。
また、最近はオンラインでのレッスンが増えていますので、電子マネーでの支払いを受け付けるということは時代の流れには合っていると思いますが、スクール運営の観点で取り入れるべき決済方法であるのかはよく考えたうえで導入しましょう。
オンラインではなくスクールの受付で電子マネーを使い支払うという場合は特に問題は発生しないと思いますが、支払い履歴の管理が正しくできるサービスなのかなどは確認が必要です。
6．まとめ
このように様々な決済手段がありますし、新しいサービスも生まれています。
それぞれに特徴があり、手数料の高い低いがあります。
例えば複数拠点を全国に構える大規模スクールで毎月の取引額が多い場合に適する決済手段やサービス、また、小規模スクールに適する決済手段やサービスがありますので、よく調べて導入しましょう。
SCHOOL MANAGERでは集金代行機能（口座振替・クレジットカード決済）をご用意しています。
機能や手数料についてはお問い合わせください。
